Monatsende. Auf dem Schreibtisch liegen ein Stapel Zettel, zwei Fotos von einem Dienstplan und eine Tabelle, in der die letzte Woche fehlt. Ein Mitarbeiter sagt, er habe am Freitag zwei Stunden länger gearbeitet. Niemand kann das Gegenteil zeigen — und niemand kann es bestätigen.
Zeiterfassung löst dieses Problem nicht dadurch, dass sie moderner ist als ein Zettel, sondern dadurch, dass jeder Arbeitstag zu dem Zeitpunkt festgehalten wird, an dem er passiert. Diese Seite erklärt, was dabei aufgezeichnet wird, welche Stempel-Methoden es gibt und was am Monatsende dabei herauskommt.
Die folgenden Abschnitte nennen drei verschiedene Rechtsgrundlagen. Sie gelten nebeneinander und haben unterschiedliche Reichweiten. Stand: September 2026. Dieser Text ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber schon heute verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Gericht leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab, ausgelegt im Einklang mit dem Unionsrecht.
Im Verfahren selbst ging es um eine andere Frage: ob ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung von sich aus erzwingen kann. Das hat das Gericht verneint. Die Feststellung zur Aufzeichnungspflicht war die Begründung dafür — und genau sie ist der Teil, auf den sich seither alles bezieht.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt den Inhalt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung: aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers.
Eine Formvorschrift gibt es dafür derzeit nicht. Das BMAS schreibt ausdrücklich, die Aufzeichnung könne auch handschriftlich erfolgen. Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht künftig als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz zu regeln; diese Änderung ist bislang nicht in Kraft. Wer heute eine Software einführt, tut das also nicht, weil das Gesetz eine Software verlangt.
§ 16 Abs. 2 ArbZG ist älter als die Entscheidung und hat einen engeren Zuschnitt. Er verlangt, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 — also über acht Stunden — hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dazu kommt ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die einer Verlängerung nach § 7 Abs. 7 zugestimmt haben.
Diese Vorschrift gilt betriebsübergreifend, nicht nur in bestimmten Branchen. Sie betrifft aber nur den Teil der Arbeitszeit, der über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und ist damit deutlich weniger als eine Aufzeichnung des ganzen Arbeitstags.
§ 17 Abs. 1 MiLoG geht weiter, gilt dafür aber nur für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse: für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen, die § 2a SchwarzArbG aufzählt. Darunter fallen unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, die Gebäudereinigung und die Fleischwirtschaft.
Wo diese Pflicht greift, sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, und zwar bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Aufzubewahren sind diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre. Für Betriebe in Gastronomie, Bau und Logistik ist das der praktisch wichtigste der drei Abschnitte hier: die Pflicht ist konkret, sie hat eine Frist, und sie wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit geprüft. Das BMAS erläutert sie unter Dokumentationspflicht.
Chronostaff kennt vier Wege, einen Arbeitstag zu beginnen und zu beenden. Keiner davon ist der beste; sie passen zu unterschiedlichen Arbeitsplätzen, und in den meisten Betrieben laufen zwei davon parallel.
Der Dienst beginnt in der Küche, nicht am Schreibtisch, und das eigene Telefon liegt selten in der Schürze. Ein Tablet am Personaleingang mit PIN oder NFC-Karte ist hier meist die ruhigste Lösung: eine Station, die alle benutzen, ohne App-Installation und ohne dass jemand sein privates Gerät braucht.
Wer morgens direkt zur Baustelle fährt, kommt an keiner Theke vorbei. Hier hilft der QR-Aushang am Container oder die Standort-Stempeluhr an den hinterlegten Einsatzorten. Weil der QR-Code täglich wechselt, lässt sich ein abfotografierter Code nicht an anderen Tagen wiederverwenden.
Am festen Arbeitsplatz ist die Web-App der kürzeste Weg: die Seite ist im Browser ohnehin offen. Chronostaff läuft als Web-App auf Desktop und Smartphone und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen; ein App-Store ist nicht beteiligt.
Fahrer haben den Arbeitstag oft zwischen zwei Orten, die beide nicht der Betrieb sind. Für sie gibt es das Fahrtenbuch als optionales Modul, mit Kilometerstand und Lenkzeiten-Übersicht neben den Stempelzeiten. Gehören auch Fahrzeugübergaben zum Alltag, lässt sich der Zustand eines Fahrzeugs getrennt davon dokumentieren — dafür gibt es unser kostenloses Fahrzeugübergabeprotokoll, das ohne Konto im Browser funktioniert.
§ 4 ArbZG regelt die Mindestpausen: mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden, mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Pausen müssen im Voraus feststehen und dürfen in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander darf ohne Ruhepause nicht gearbeitet werden.
Für die Aufzeichnung heißt das zweierlei. Erstens ist die Dauer der täglichen Arbeitszeit die Zeit ohne Pausen — die Pause muss also irgendwie aus der Rechnung herausfallen. Zweitens sagt § 4 nichts darüber, wie eine Pause festzuhalten ist.
In Chronostaff gibt es dafür zwei Wege, die sich nicht ausschließen. Wer sich zwischendurch ausstempelt und später wieder einstempelt, hinterlässt eine Lücke zwischen zwei Stempelzeiten; solche Lücken werden ab 15 Minuten als Pause angerechnet, entsprechend der Aufteilungsregel in § 4 Satz 2. Wer durchstempelt, bekommt die Pause nach den Regeln abgezogen, die der Betrieb hinterlegt hat — voreingestellt sind die gesetzlichen Mindestpausen. Beide Varianten führen zur gleichen bezahlten Zeit; der Unterschied liegt darin, was in den Aufzeichnungen steht: gestempelte Zeiten sind Ereignisse mit Zeitstempel, ein späterer Abzug ist eine Berechnung aus einer Regel.
Was am Ende gebraucht wird, ist meistens weniger spektakulär als die Erfassung selbst: eine Übersicht, die ein Mensch lesen und ein zweiter nachvollziehen kann. In Chronostaff enthält der monatliche Stundennachweis pro Mitarbeiter
Der Nachweis steht als PDF bereit. Daneben gibt es die Live-Übersicht, wer gerade eingestempelt ist, und den Export der Stunden als CSV-Datei zur Weitergabe an das Steuerbüro, damit es weiterarbeiten kann. Welche Felder ein Nachweis enthalten muss, hängt von der Rechtsgrundlage ab, die im Einzelfall greift — die Liste oben ist das, was sich in der Praxis als brauchbar erwiesen hat, keine Aufzählung gesetzlicher Pflichtangaben.
Korrekturen sind der Teil, den Betriebe regelmäßig unterschätzen. Jemand vergisst das Ausstempeln, ein Tag fehlt, eine Zeit ist falsch. In Chronostaff können Admin und HR Einträge nachtragen und ändern, Mitarbeitende können eine Korrektur beantragen, und jede Änderung wird mit Bearbeiter und Zeitpunkt protokolliert. Eine Aufzeichnung, die sich nicht korrigieren lässt, ist in der Praxis nicht führbar; eine, die sich unbemerkt ändern lässt, ist wenig wert.
Chronostaff erfasst und organisiert Arbeitszeiten. Es ersetzt keine Rechtsberatung und trifft keine Aussage darüber, ob Ihr Betrieb seine Pflichten erfüllt — diese Pflichten bleiben beim Arbeitgeber. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht weiterhin Ihr Steuerbüro oder Ihre Lohnbuchhaltung; Chronostaff liefert die Stunden und die Exporte dafür, rechnet aber keine Löhne ab.
Nach aktueller Rechtslage nicht. Das BMAS schreibt, dass für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift besteht und sie auch handschriftlich erfolgen kann. Eine elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz ist im Koalitionsvertrag angekündigt, aber nicht in Kraft. Software ist also eine Frage der Praktikabilität, nicht der Vorschrift.
Für ein paar Mitarbeitende kann eine Tabelle funktionieren. Was sich mit der Größe ändert, ist nicht die Rechtslage, sondern der Aufwand: Zettel müssen abgetippt werden, die Tabelle kennt keine Frist, und nachträgliche Änderungen sind später nicht mehr von den ursprünglichen Eintragungen zu unterscheiden. Wo § 17 MiLoG gilt, kommt die Sieben-Tage-Frist hinzu — sie ist der Punkt, an dem das Abtippen am Monatsende nicht mehr genügt.
§ 4 ArbZG verlangt, dass die Pause gewährt und im Voraus festgelegt wird, nicht, dass sie als eigener Stempelvorgang erfasst wird. Die Aufzeichnungspflichten aus der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts und aus § 17 MiLoG beziehen sich auf Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; die Dauer ist die Zeit ohne Pausen. Ob die Pause gestempelt oder nach einer hinterlegten Regel abgezogen wird, ist damit nicht vorgeschrieben — beides muss aber zur tatsächlich genommenen Pause passen.
Es gibt keine einheitliche Frist für alles. § 16 Abs. 2 ArbZG nennt für die dort geforderten Nachweise mindestens zwei Jahre. § 17 Abs. 1 MiLoG nennt für die dort geforderten Aufzeichnungen ebenfalls mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Welche Frist für welches Dokument gilt, hängt also davon ab, aus welcher Vorschrift die Aufbewahrung folgt; andere Vorschriften können für andere Unterlagen längere Fristen vorsehen.
Ja. Jede Person sieht ihre eigenen Arbeitstage und Summen in der App und kann eine Korrektur beantragen, wenn etwas fehlt oder falsch ist. Das ist weniger eine Funktion als eine Voraussetzung: eine Aufzeichnung, die nur der Betrieb kennt, führt am Monatsende genau zu dem Gespräch, mit dem diese Seite anfängt.
Diese Seite erklärt das Thema. Wenn Sie es im Betrieb umsetzen wollen: Chronostaff ist eine Software für Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen — mit den vier Stempel-Methoden von oben, Pausenregeln pro Betrieb, monatlichen Stundennachweisen und Exporten für das Steuerbüro. Die Oberfläche steht in zwölf Sprachen zur Verfügung.