Anbieterwechsel und Datenexport

Hier steht, wie Sie Ihre Daten aus Chronostaff exportieren, was der Export enthält und wie wir Sie beim Wechsel zu einem anderen Anbieter unterstützen. Die Seite ergänzt den Abschnitt „Beendigung der Hostingleistungen und Wechsel des Dienstes“ unserer AGB.

So exportieren Sie Ihre Daten

1. Melden Sie sich als Inhaber an – mit dem Konto, mit dem Ihr Unternehmen bei Chronostaff registriert wurde.
2. Öffnen Sie die Firmeneinstellungen und dort die Karte „Daten & Unternehmensschließung“.
3. Klicken Sie unter „Datenexport“ auf „Export anfordern“ und bestätigen Sie mit Ihrem Passwort. Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, geben Sie zusätzlich den Code ein.
4. Chronostaff erstellt den Export im Hintergrund; je nach Datenmenge dauert das einige Minuten. Sobald er bereit ist, laden Sie ihn mit „Herunterladen“ als ZIP-Datei herunter.

Den Export kann nur der Inhaber anfordern, weil er die personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter enthält. Sie können bis zu drei Exporte innerhalb von 24 Stunden anfordern. Ein fertiger Export steht 24 Stunden lang zum Herunterladen bereit und wird danach gelöscht; einen neuen können Sie jederzeit anfordern. Neben dem Download zeigt Chronostaff die Größe der Datei und ihre SHA-256-Prüfsumme.

Wann der Export möglich ist

• Während der Vertragslaufzeit: jederzeit, ohne Voranmeldung.
• Nach der Schließung Ihres Unternehmens: Schließen Sie Ihr Unternehmen unter „Daten & Unternehmensschließung“, können Sie sich danach noch 30 Tage lang als Inhaber anmelden, Ihre Daten exportieren oder die Schließung widerrufen.

Was der Export enthält

Sie erhalten eine ZIP-Datei mit diesen Teilen:

• csv/ – lesbare Tabellen der wichtigsten Daten: Mitarbeiter, Zeiteinträge, Schichten, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit und Betriebsfeiertage), Fahrtenbuch und Arbeitsaufträge.
• json/ – alle Daten Ihres Unternehmens vollständig, je Datensammlung eine Datei. Nicht enthalten sind Zugangsdaten: Passwort-Hashes, Geheimnisse der Zwei-Faktor-Anmeldung, Sitzungs- und Geräte-Token, Kiosk-PINs und NFC-Kennungen.
• files/ – die hochgeladenen Originaldateien, unverändert, zum Beispiel Dokumente, Fotos, Unterschriften und Nachweise zu Krankmeldungen, außerdem die Originale Ihrer Rechnungen.
• manifest.json – Anzahl der Datensätze und SHA-256-Prüfsumme jeder Datei im Archiv, dazu eine Beschreibung des Inhalts in LIESMICH.txt.

Formate

• CSV: UTF-8 mit BOM, Semikolon als Trennzeichen, sodass sich die Dateien direkt in Excel öffnen lassen. Datumsangaben stehen im Format TT.MM.JJJJ, Uhrzeiten in der Zeitzone Ihres Unternehmens.
• JSON: UTF-8, im Format MongoDB Extended JSON (Relaxed); Datumswerte erscheinen als {"$date": …}.
• Originaldateien: in dem Format, in dem sie hochgeladen oder erstellt wurden, etwa PDF oder JPEG – Rechnungen als die PDF-Datei, die beim Ausstellen gespeichert wurde.

Kosten

Für den Export und für den Wechsel zu einem anderen Anbieter berechnen wir keine Gebühren.

Unterstützung beim Wechsel

Wenn Sie Fragen zum Export haben oder beim Wechsel Unterstützung brauchen, schreiben Sie uns an support@chronostaff.org.

Wo Ihre Daten liegen

Chronostaff wird in Deutschland gehostet (Hetzner). Für die KI-gestützte Auswertung eingehender E-Mails zu Arbeitsaufträgen setzen wir Google Gemini als Unterauftragsverarbeiter gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag ein; dabei ist eine Verarbeitung außerhalb der EU möglich. Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.