Stundenzettel online ausfüllen – mit automatischer Berechnung

Was auf einen Stundenzettel gehört

• Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, bei Bedarf Personalnummer und Firma
• der Monat, für den der Zettel gilt
• für jeden Arbeitstag: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, dazu die Pause
• Tage ohne Arbeit mit ihrem Grund: Urlaub, Krankheit, Feiertag oder frei
• die Summe des Monats und – wenn beide Seiten ihn bestätigen sollen – zwei Unterschriften

Eine bestimmte Form ist für den Stundenzettel nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass sich Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags nachvollziehen lassen. Mehr dazu, welche Pflichten für die Zeiterfassung gelten, steht auf der Seite Zeiterfassung: Pflichten, Methoden, Nachweise.

So rechnet das Werkzeug

• Arbeitszeit = Ende − Beginn − Pause. Liegt das Ende vor dem Beginn, zählt es als Ende am nächsten Tag: 22:00 bis 06:00 mit 45 Minuten Pause ergibt 7:15.
• Pause in Minuten, zum Beispiel 30. Auch 0:30 oder 0,30 (Stunden und Minuten) und 0,5 (halbe Stunde) versteht das Werkzeug. Kann es eine Zeit oder eine Pause nicht lesen, zeigt die Zeile „⚠ prüfen“, und der Tag wird nicht mitgerechnet, bis die Eingabe stimmt.
• Soll gilt nur an Ihren Arbeitstagen (oben einstellbar, vorbelegt Montag bis Freitag) und nur, wenn der Tag als Arbeit, Urlaub oder Krank eingetragen ist.
• Urlaub und Krank werden an einem Arbeitstag mit den Soll-Stunden des Tages angerechnet.
• Feiertag und Frei haben kein Soll. Feiertage tragen Sie selbst ein – sie unterscheiden sich je nach Bundesland, und das Werkzeug kennt Ihren Arbeitsort nicht.
• Zusätzliche Stunden: Tragen Sie an einem Tag ohne Soll Zeiten ein – am Wochenende, an einem Feiertag oder an einem freien Tag –, zählen sie als Arbeitszeit, ohne dass ein Soll dazukommt. Die Art des Tages bleibt, wie Sie sie gewählt haben. Beispiel: Soll 8:00 von Montag bis Freitag und ein zusätzlicher Samstag mit 4 Stunden ergeben eine Differenz von +4:00; sechs Stunden an einem Feiertag ergeben +6:00.
• Differenz = Arbeitszeit (einschließlich der angerechneten Stunden) − Soll, als Plus oder Minus.

Pausen nach § 4 ArbZG

Das Arbeitszeitgesetz verlangt mindestens 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Liegt die eingetragene Pause eines Tages darunter, zeigt das Werkzeug in der Zeile „⚠ Pause“. Das ist ein Hinweis zum Nachsehen: Es ändert Ihre Eingaben nicht und zieht nichts von selbst ab. Für Jugendliche unter 18 Jahren gelten längere Pausen (§ 11 JArbSchG); das Werkzeug prüft nur die Regel für Erwachsene nach § 4 ArbZG.

Leere Vorlage zum Ausdrucken

Für die Werkstatt, das Fahrzeug oder den Aushang: ein leerer Stundenzettel für einen Monat, eine A4-Seite, mit den Tagen 1 bis 31, Summenfeld und Unterschriftslinien für Mitarbeiter und Arbeitgeber. Im selben Aufbau wie das PDF, das dieses Werkzeug erstellt. In die Spalte „Art“ kommt ein Kürzel: A = Arbeit, U = Urlaub, K = Krank, FT = Feiertag, FR = Frei.

Leere Vorlage herunterladen (PDF)

Weitere kostenlose Vorlagen

• Fahrzeugübergabeprotokoll – Übergabe oder Rücknahme eines Fahrzeugs im Browser dokumentieren und als PDF herunterladen.
• Angebotsvorlage – Angebot oder Kostenvoranschlag im Browser erstellen und als PDF herunterladen, auch für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Welche Pausen sind Pflicht?

Nach § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit und mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Pause darf in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Das Werkzeug markiert Tage, an denen die eingetragene Pause darunter liegt.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Für Minijobs und für die in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen verlangt § 17 MiLoG, die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Unabhängig davon muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die an einem Werktag über acht Stunden hinausgeht, und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für andere Unterlagen können längere Fristen gelten, etwa aus dem Steuerrecht. Im Zweifel hilft Ihre Steuerberatung weiter.

Was gilt beim Minijob?

Arbeitgeber müssen bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG); Minijobs in Privathaushalten sind davon ausgenommen. Wählen Sie oben „Minijob“, erinnert das Werkzeug daran.

Wie rechnet das Werkzeug Nachtschichten?

Liegt das Ende vor dem Beginn, zählt es als Ende am Folgetag. Die ganze Schicht steht in der Zeile des Tages, an dem sie begonnen hat: 22:00 bis 06:00 sind acht Stunden, abzüglich der eingetragenen Pause.

Werden meine Daten gespeichert?

Nicht bei uns. Alles wird in Ihrem Browser berechnet, auch das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Damit Sie den Monat nach und nach ausfüllen können, merkt sich Ihr Browser die Eingaben auf diesem Gerät. Mit „Alles löschen“ entfernen Sie sie; an einem gemeinsam genutzten Gerät sollten Sie das nach dem Ausdrucken tun.

Gibt es eine Vorlage zum Ausdrucken?

Ja: die leere Vorlage als PDF für einen Monat, zum Ausfüllen von Hand.

Brauche ich ein Konto?

Nein. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Anmeldung.

Das Werkzeug rechnet mit dem, was Sie eintragen, und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorlage ohne Gewähr.